Грамотно выстроенная система учета необходима не только крупным коммерческим организациям, но и компаниям среднего и малого бизнеса. Складской и бухгалтерский учет помогает предпринимателям не только отчитываться перед налоговой, но и всегда понимать, какой чистый доход приносит их деятельность.
Как вести складской учет, если продажи ведутся на маркетплейсах
Складской учет — это контроль за имеющимися товарами: список номенклатур, количество на складе, сколько закупили, сколько передали маркетплейсу или оператору фулфилмента, сколько продали конечному потребителю, сколько вернули и списали из-за брака. Учет движения складских запасов можно вести в двух форматах:
Кроме того, некоторые сервисы аналитики маркетплейсов имеют отдельные модули для ведения внутреннего учета товаров и финансового контроля.
Модуль «Внутренняя аналитика» в сервисе LikeStats
Зачем нужен складской учет на маркетплейсах
Основная проблема, с которой сталкиваются продавцы на маркетплейсах, — путаница с возвратами и товарами со статусом «В пути». Тот факт, что вы передали свой товар маркетплейсу, ещё не означает, что товар продан, так как покупатель может отказаться от получения. Поставку по FBO могут принять лишь частично, товар может просто не продаваться либо числиться в пути в течение нескольких недель. В результате предприниматель не может точно сказать, сколько товаров «зависли» на площадке. Складской учет помогает оперативно выявить расхождения между тем, что было передано маркетплейсу, и тем, что было реализовано в итоге.
Система учета, интегрированная с маркетплейсом по API, помогает поддерживать нужное количество товарных запасов и не допускать out of stock (нулевых остатков). Если настроить оповещения, программа будет предупреждать о том, что товар по данному артикулу заканчивается и нужно планировать новую поставку на маркетплейс (или закупку у поставщика).
Если продавец считает, что его товар утерян маркетплейсом или транспортной компанией, документы и скрины из системы внутреннего складского учета послужат доказательствами в суде.
Типы операций
Складской учет предусматривает отслеживание и фиксацию количества/качества товара на разных этапах:
- Поступление. Получение товара от поставщика и внесение информации о количестве по каждому SKU в базу учета.
- Комплектация и отгрузка. Сборка товаров под заказ или в поставку. Передача товара другому контрагенту(маркетплейсу, фулфилменту, перевозчику).
- Перемещение. Если у продавца несколько складов, а поставка пришла на один, иногда необходимо распределить товар по нескольким адресам. Другой вариант — физически склад один, но предпринимателю нужно разграничить товарные запасы например, выделить часть под опт, часть под розницу.
- Инвентаризация. Пересчет товара на складе и сверка с данными в электронной базе.
- Списания. В учете необходимо отражать количество единиц, списанных по причине брака или на внутренние нужды компании.
Поскольку количество постоянно меняется из-за поступлений и продаж, специалист, ведущий учет товарно-материальных ценностей, корректирует данные в системе. В программах обычно предусмотрена возможность смотреть историю изменений каждого документа, а также разграничивать права доступа между сотрудниками. Это позволяет контролировать работу персонала, выявлять нарушения и даже кражи.
Бухгалтерский учет при работе с маркетплейсами
В отличие от складского, бухгалтерский учет в большей степени оперирует данными в денежном эквиваленте. Если упрощенно — складской учет учитывает товар по количеству и качеству, а бухгалтерия работает с движением сумм: сколько потратили, сколько получили.
По федеральному закону № 402-ФЗ бухгалтерский учёт должны вести все юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации. Исключения:
- Для индивидуальных предпринимателей допускаются послабления в виде упрощенной формы налогообложения.
- Самозанятые могут не вести бухгалтерскую отчетность, однако, все денежные поступления от продаж на маркетплейсах должны фиксироваться в приложении «Мой налог».
Хотя бухгалтерская отчётность сдается один раз в год, а для части продавцов на маркетплейсов она вообще не является обязательной, «вести бухгалтерию» нужно постоянно.
Налоговые режимы для продаж на маркетплейсах
Документооборот
На маркетплейсах действует электронный документооборот, большинство документов формируются либо в личном кабинете продавца, либо предоставляются самой площадкой. Разберем поэтапно, какие документы, когда и кто предоставляет?
Первичная документация
Это документы, которые подтверждают закупку товара продавцом у поставщиков: договора, счета на оплату, кассовые и товарные чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные накладные, УПД, выписки с банковского счета и так далее. Даже если закупаете товары у физлица на оптовом рынке, нужно запросить у продавца хоть какой-то документ, например, можно составить закупочный акт по форме ОП-5.
Основная проблема ИП, работающих по УСН «Доходы», — они не считают нужным собирать и хранить все эти документы, так как отчитываются только по доходам. Однако, практика показывает, что первичные документы становятся крайне нужными в качестве доказательств, когда речь заходит о судебных разбирательствах с маркетплейсами.
Передача товара маркетплейсу
Перед поставкой товара на склад маркетплейса продавец оформляет транспортные накладные личном кабинете селлера. Сотрудники площадки проверяют соответствие привезенного товара данной накладной по количеству и качеству, составляют акт приемки.
На основе этого акта в программе учета делается бухгалтерская запись «Дебет 45 – Кредит 41 (43)» на сумму фактической себестоимости товара.
Продажа товара
Покупатель заказывает товар, оплачивает его маркетплейсу. После получения покупателю предоставляется электронный чек, формирует его маркетплейс. Если товар возвращается продавцу, например из-за брака, маркетплейс формирует УПД (универсальный передаточный документ).
Выплата продавцу
Маркетплейсы не предоставляют продавцу отчет о каждой продаже отдельно, то же самое касается и перечисления денежных средств. Выплата за реализованные товары происходит за период, например, на Wildberries – раз в неделю. Маркетплейс размещает на портале отчет о реализованных товарах, содержащий данные о доходах от продаж и размерах комиссии. На основании этого отчета и ведется бухгалтерский учет в компаниях, которые продают товары на маркетплейсах.
Нужна ли касса на маркетплейсах?
Ozon, Wildberries, AliExpress выступают в качестве агента (поверенного), поэтому предоставление чека покупателю происходит на их стороне. Если предприниматель торгует только на этих площадках, касса не нужна. При этом, в чеке маркетплейс обязательно указывает ИНН продавца, а все данные по сделке автоматически отправляются в налоговую.
Выводы
Внедрение складского и бухгалтерского учета становится особенно актуально для компаний, которые активно развивают бизнес на маркетплейсах. Чем больше товарооборот, тем выше риски что-то потерять или совершить ошибку в бухгалтерской отчетности, что повлечет за собой непредвиденные расходы. Учет товаров на маркетплейсах помогает продавцам снижать издержки и избегать штрафов, выявлять «слабые места» в организационных процессах, выигрывать судебные тяжбы с площадками.
