Все про УПД для Wildberries

УПД (Универсальный передаточный документ) — специальная форма, введенная в бухгалтерский документооборот в 2013 году. Ранее бухгалтеры использовали 2 разных документа:

• Первичные документы сделки — товарная накладная, акт выполненных работ. Их подписывают контрагенты, чтобы зафиксировать факт передачи товара или оказания услуги.
• Счет-фактура — основной учётный документ, который не просто подтверждает отгрузку товара поставщиком или предоставление услуг, но и отображает установленную стоимость. Счет-фактура нужна для вычета суммы НДС.

Форма УПД сочетает функции первичной документации (акта или товарной накладной) и счета-фактуры. Это позволяет оптимизировать документооборот и сократить время на оформление и сверку.

Виды документов

Между маркетплейсом и продавцом постоянно происходит движение товарно-материальных ценностей и денежных средств. Универсальные передаточные документы, с которыми работает предприниматель на WB, можно разделить на два типа:

Входящие

Услуги WB, по которым маркетплейс выставляет УПД партнерам:

• Вознаграждение Вайлдберриз: комиссия, логистика на территории России, хранение.
• Доставка товаров в страны ЕАЭС.
• Услуги поверенного: вознаграждение партнерского ПВЗ, возмещение издержек по перевозке, эквайрингу.
• Утилизация товаров.
• Удержания за нарушение правил площадки. Расшифровка по штрафам содержится в детализации по финансовому отчету за период, в поле «Виды логистики, штрафов и доплат»
• Реклама.

Исходящие

Документы, которые Продавец выставляет WB через ЭДО:

Создание УПД по КИЗ для Wildberries 一 пошаговая инструкция

Аббревиатура КИЗ расшифровывается как контрольно-идентификационный знак. На Вайлдберриз данный термин применяют к кодам маркировки «Честный знак».

Соответственно, УПД по КИЗам — это документ с перечнем кодов, который продавец должен предоставить маркетплейсу посредством электронного документооборота. Не путайте данный документ с поставкой.  

Схема работы здесь такая:

1. Продавец сначала указывает коды ЧЗ в документе поставки и в маркировке товара.
2. Вайлдберриз принимает поставку, указывает полученные коды в акте приемке.
3. Продавец проверяет акт: если есть расхождения, заявляет об этом, либо соглашается с данными маркетплейса.
4. На основании акта приемки продавец формирует передаточный документ.
5. УПД по маркированным товарам продавец отправляет маркетплейсу через систему ЭДО.
6. Маркетплейс принимает УПД.

Прежде чем приступить к созданию передаточных документов, нужно настроить электронный документооборот с маркетплейсом.

Настройка отправлений УПД

Формировать и отправлять УПД с маркировками можно на портале Честный знак.

Для начала нужно настроить так называемый «роуминг» — канал связи, по которому будет происходить отправка отчетности:

1. Авторизуйтесь на сайте ЧЗ и откройте свой профиль в правом верхнем углу.
2. Перейдите в раздел «Роуминг» и нажмите «Создать приглашение». Введите данные контрагента: наименование 一 ООО «Вайлдберриз», ИНН 一 7721546864.
3. Выберите оператора ЭДО, с которым работает маркетплейс — Диадок. Для корректной доставки используйте идентификатор 2BM-7721546864-2012052808220682662630000000000
4. Отправьте приглашение контрагенту. Теперь нужно, чтобы WB подтвердил приглашение.
5. Переходите на портал WB Партнеры и создаете обращение в техподдержку с просьбой принять приглашение. Для этого выберите категорию «Вопросы по кодам маркировки».

Как только Вайлдберриз подтвердит приглашение, статус заявки на роуминг станет активным. Теперь вы сможете отправлять УПД.

Оформление УПД

В разделе «Маркировка» выберите вкладку «ЭДО Лайт». Это бесплатная система формирования и передачи документов, которую предоставляет Честный Знак. На вкладке «Исходящие» нажмите «Создать УПД на отгрузку». Здесь будет три подраздела, которые нужно заполнить:

Общая информация

• Номер документа — присваивается вами, например, для самого первого УПД ставите 1, а далее по порядку.
• Дата документа — соответственно, дата создания УПД.
• Функция — из выпадающего списка выбираете «Первичный документ».
• Валюта — российский рубль.
• Вид товарооборота —  из выпадающего списка пункт «4-Передача Агенту».
• Продавец — ваши реквизиты, обычно подтягиваются автоматически из аккаунта.
• Покупатель — реквизиты Wildberries.

Ниже найдите раздел «Добавить дополнительную информацию» и выберите пункт «Основания передачи/получения». Здесь вам понадобятся данные из акта приемки Wildberries:

• Наименование документа — Акт приемки товара.
• Номер документа — номер акта приемки WB.
• Дата документа — дата, указанная в акте приемки WB.

Нажимаем кнопку «Далее» и переходим к заполнению данных по товару и КИЗам.

Товары

Следующий шаг — заполнить таблицу на вкладке «Товары»:

• № — номер УПД, который вы указали в самом начале заполнения.
• Признак — выбираете «Товар»
• Наименование — название товара, которое указано в акте приемки.
• Единица измерения — штуки.
• Количество — согласно акту приемки.
• Цена за единицу без НДС — 0.
• Стоимость без НДС — 0.
• В том числе акциз — без акциза.
• Налоговая ставка — без НДС.

Подробнее остановимся на пункте «Сведения о маркировке». Сюда нужно внести те самые КИЗы (коды маркировок), которые указаны в акте приемки в столбце №6.

КИЗы можно добавлять несколькими способами:

• Ввести вручную — через «+» добавляете каждый код из 6 столбца акта приемки. Подходит продавцам с небольшим ассортиментом.
• Указать в ОСУ (объемно-сортовой учет) — разрешен только для молочной продукции, бутилированной воды и пива.
• Добавить из списка — подбираете вручную из списка кодов, зарегистрированных в ЧЗ.
• Загрузить из файла — нужно подготовить файл со списком КИЗов в формате CSV. Удобно использовать в том случае, если у вас в поставке несколько десятков товаров с маркировкой.

Нажмите «Сохранить», выделите галочкой созданный УПД и кликните на кнопку «Перейти к подписанию».

Подпись

Завершающий этап оформления УПД — заполнение блока «Полномочия подписанта». Что нужно указывать:

• Область полномочий — указываете сведения о ваших полномочиях. Обычно выбирают пункт «2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление». Это директор или бухгалтер организации.
• Статус — для ИП подойдет пункт «4 — уполномоченное физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель».
• Основания полномочий — Продавец (собственник).

Далее нажимаете «Подписать и отправить». При верном заполнении спустя некоторое время статус изменится на «Отправлено». Теперь УПД переходит на сторону WB. Маркетплейс сверит коды маркировки и количество товаров: если все будет верно, статус в системе поменяется на «Подписан: Отправлен в ГИС МТ».

УПД о выкупе

Когда товар заказывают в странах ЕАЭС, маркетплейс как бы выкупает его у российского продавца и продает сам.  При поступлении от WB уведомления о выкупе продавец, работающий с НДС, обязан выставить соответсвующий УПД. Сделать это можно в одной из систем операторов ЭДО, с которыми работает площадка: Диадок или СБИС.

В личном кабинете продавца на Вайлдберриз в разделе «Документы» скачайте уведомление о выкупе. Оно понадобится вам для заполнения УПД.  

Зарегистрируйтесь на сайте Диадок или СБИС. Услуги операторов ЭДО платные, придется купить подписку. Переходите в редактор нового документа, выбираете формат 一 СЧФДОП (в Диадоке УПД с функцией «СЧФДОП» в статусе «1» обозначен как «Счет-фактура и передаточный документ»). Заполняете все поля, используя данные из уведомления о выкупе.

• «Основание»: укажите «Уведомление о выкупе № ___ от (дата)»
• «Дата» — дата уведомления.
• «Сумма УПД» — берете из уведомления, графа «Общая стоимость Товара».

Что такое отрицательный УПД

Речь идет скорее об отрицательных значениях в отчетах WB по вознаграждению. Если видите, что в печатной форме отчёта сумма вознаграждения в пункте 2 и 2.1 со знаком минус, то УПД не будет сформировано, так как выставление счет-фактуры с отрицательными значениями недопустимо.

Подобная ситуация возникает, если СПП (скидка от Wildberries для покупателя, предоставленная за счет маркетплейса), превышает комиссию. Либо было произведено сторно услуг, тогда вознаграждение тоже может оказаться отрицательным.

Штрафы за непредоставление УПД

В пункте 14.9 оферты указано, что Вайлдберриз может удержать с продавца 20% от цены товара, указанной в уведомлении о выкупе, если селлер не предоставил УПД.

При нарушении правил, установленных для УПД по маркировке, штрафные санкции накладывает уже государство. Согласно КоАП РФ Статья 15.12.1. штраф  для административных лиц составляет от 1000 до 10 000 рублей, для юридических - от 50 000 до 100 000 рублей.